Para ofertar soluções completas ao mercado para problemas relacionados à gestão e informatização documental/tratamento da informação desde 1994 com atuação ininterrupta, a DATAVIX vive em constante processo de atualização.
Atualmente suas atividades encontram-se bastante diversificadas e um vasto elenco de serviços é oferecido aos seus clientes:
CONSULTORIA EM DOCUMENTAÇÃO E ANÁLISE DE PROCESSOS
Parte da equipe é formada por profissionais com larga experiência na execução e no gerenciamento de empreendimentos semelhantes. Outra parte é formada por especialistas em modelagem de processos e elaboração de fluxo, e arquivistas com experiência também em levantamentos de informações.
A metodologia adotada pela DATAVIX preconiza:
A condução de entrevistas dirigidas junto a usuários chaves de cada área cliente;
A compilação dos resultados obtidos e a análise dos mesmos;
A submissão dos resultados consolidados e sua análise à aprovação do gestor do empreendimento;
A identificação dos processos que a área cliente executa ao longo de sua jornada de trabalho;
A elaboração de programas de procedimentos e programas de execução que servirão de diretrizes para as atividades subsequentes;
A identificação da tipologia documental;
A descrição dos tipos de documentos e a atribuição de grau de sigilo da informação para cada um dos tipos;
A aplicação de questionário junto aos usuários chaves de cada área com vistas a;
A elaboração dos fluxos documentais;
A submissão da identificação e da descrição dos tipos de documentos, da atribuição dos graus de sigilo e dos fluxos ao gestor do empreendimento;
A aplicação de questionário junto aos gerentes e coordenadores da área para verificar a conformidade dos modelos levantados aos procedimentos adotados na rotina diuturna;
A análise das divergências entre as respostas aos questionários e os modelos levantados;
A elaboração dos ajustes para dirimir as divergências do item anterior;
A elaboração e submissão ao gestor do empreendimento de:
- diagnóstico situacional dos documentos;
- proposição de soluções;
- ações de organização de arquivos;
- tabela de temporalidade;
- fluxos documentais;
- manual de gestão documental.
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E BUSINESS PROCESS MANAGEMENT - BPM
Gerenciamento Eletrônico de documentos
Localização de todo e qualquer documento através de recursos de índices, palavras-chaves, atributos, texto completo, taxonomia, assunto, data;
Diferentes softwares de gerenciamento eletrônico de documentos (EasyGed e ByeQuest/IntelPath) com arquitetura não proprietária, sem limitação de quantidades, com módulos para utilização via cliente-servidor, web, etc.;
Implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de “documentos ativos”, de forma transparente e amigável ao usuário e com requisitos de segurança especificados pelo cliente (Ex.: fichas funcionais, fichas financeiras, prontuários médicos, etc.);
Business Process Management – BPM
Conjunto de práticas de gestão voltadas ao controle e automação de processos de negócio. Permite gerenciar todo o ciclo de vida dos processos.
Implantação de sistemas de automação de fluxos de trabalho (workflow) – BPM (business process management) estruturados ou não estruturados;
Plataformas portáteis que permitem a execução dos serviços nas instalações do cliente;
Orquestra® - Solução 100% web criptografia e assinatura digital.
A partir dos mapeamentos feitos na etapa de Análise de Processos.
Em 1994 a DATAVIX montou seu primeiro “bureau” para informatização documental. Desde então mantém um processo de aperfeiçoamento contínuo, que lhe permite oferecer ao mercado serviços de alta qualidade aliados ao processamento de grandes quantidades diariamente.
A DATAVIX utiliza metodologia própria. O acompanhamento de cada etapa dos serviços é feita por meio do módulo EasyCP® (Controle de Produção) do software EasyGED®.
Resumidamente as etapas dos serviços são:
Recepção e Preparação
Coleta, conferência, transporte, recepção, formação de lotes, preparação, recomposição, e até restauração em alguns casos, e higienização dos documentos.
Escaneamento ou digitalização com opções de utilização de recursos de “inprinter” e geração de código “hash”, além das funções de “deskew” automático, supressão de verso/anverso em branco, digitalização simultânea de verso e anverso, resolução entre 75 dpi e 600 dpi, aplicação de filtros para realçar nitidez, brilho e contraste, e primeiro nível de controle de qualidade das imagens.
Digitalização
Digitalização
Formatos Especiais
A DATAVIX conta com equipamentos próprios para processar documentos em formatos especiais, tais como bilhetes, cheques, plantas de engenharia e outros.
Scanner de planta
Scanner de planta
A DATAVIX oferece a seus clientes serviços de “rasterização” e de vetorização de plantas.
A rasterização consiste na captura da imagem por meio de scanners especiais que criam uma série de pontos organizados em linhas e colunas.
A analogia mais utilizada é comparar uma imagem rasterizada (preto e branco, tons de cinza, ou a cores) a uma fotografia.
Antes de se iniciar um projeto de rasterização de plantas a DATAVIX tem por costume promover um encontro com o cliente no qual questões técnicas são debatidas. Alguns pontos de destaque são a resolução a ser utilizada (número de pontos por polegada) que influencia diretamente o tamanho do arquivo, a utilização de tons de cinza ou preto e branco, e a rasterização a cores com separação das mesmas em diferentes “layers”.
A vetorização, como o próprio nome diz, consiste na transformação de uma imagem raster em arquivos vetoriais.
Em outras palavras, o que antes “era uma fotografia” passa a ser um arquivo semelhante aos produzidos pelas ferramentas de CAD, podendo, portanto ser lido e interpretado por essas ferramentas.
Ao longo dos últimos vinte anos o assunto vetorização ocupa lugar de destaque nos foros de debates técnico-tecnológicos do segmento.
Essencialmente a vetorização é feita por meio de softwares especializados e existem duas vertentes dominantes: a vetorização automática e a vetorização “seguindo uma linha”.
A vetorização automática não foi capaz de atingir o objetivo principal que dela se esperava, ou seja, transformar imagens raster em arquivos CAD perfeitos. O resultado é um conjunto de diversas linhas justapostas e textos incompreensíveis. Um trabalho manual de significativa complexidade é requerido então para fazer uma limpeza no desenho, o que joga por terra os três principais argumentos de utilização deste método: rapidez, precisão e preço baixo.
A vetorização “seguindo uma linha” é uma variação da anterior, na qual a intervenção do operador humano se dá desde o início do processo, com finalidades tais como, definição de layers, configuração de espessuras e cores e definição da direção que cada linha deverá seguir nos casos de interseção de
linhas. O resultado é um produto menos “poluído” que a vetorização automática mas ainda assim, insatisfatório.
A solução recomendável é encarar a realidade. Não existe varinha de condão. Não existe solução mágica.
Vetorizar uma planta exige a aplicação de um conjunto de técnicas e alguns anos de experiência.
A começar por reconhecer que em um desenho feito à mão as linhas paralelas não são efetivamente paralelas como em um desenho feito em CAD. Idem para as linhas perpendiculares.
Assim, o primeiro passo para vetorizar uma planta é transformar a imagem raster para o seu “tamanho efetivo” (rubber sheting). Isto significa que se existem paredes com uma determinada espessura na planta feita à mão, mesmo que o desenho original contenha imperfeições, o rubber sheting fará a correção das dimensões para os seus valores corretos. O que está correto é a dimensão e não o desenho que enfrenta as limitações de ter sido feito à mão.
Após fazer a correção da imagem raster da planta para o tamanho real é aplicado um software de vetorização com o operador humano pronto para agir a qualquer momento, intervindo quando e se necessário.
O resultado são plantas com total compatibilidade com as especificações do desenho original. Os arquivos recebidos pelos clientes DATAVIX estão prontos para uso sem necessidade de nenhum retrabalho.
Processamento e Indexação
Aplicação de software específico para remontagem de documentos já em suporte eletrônico, contagem automática do número de páginas por documento e segundo nível de controle de qualidade das imagens;
Indexação dos documentos, precedida de reuniões com a área cliente para a definição dos índices que serão utilizados, com disponibilização de telas personalizadas, quantidade ilimitada de índices, desde escolha de palavras-chave até aplicação de software de OCR para permitir consulta por toda e qualquer palavra do texto, indexação por código de barras, e outros. O controle de qualidade é feito por dupla digitação ou dupla indexação de um dos índices.
Operador
Indexação
Armazenamento de Dados
Gravação de mídias, disponibilização de imagens de documentos no sítio do cliente, hospedagem de dados e imagens, em equipamentos próprios, atualização periódica das bases nas instalações do cliente.
Gravação de mídias
Servidor
Storage
Microfilmagem
Microfilmagem eletrônica em 16 mm, com possibilidade de escolha de escala de redução, com capacidade efetiva superior a 10.000 (dez mil) fotogramas por hora, no modo duplex e redução de 50X. Geração de base de dados para localização imediata dos fotogramas, e geração de vias conforme definição legal (sais de prata e diazo).
Microfilme
Estação do Microfilme
Painel do Microfilme
Guarda de Documentos
No que diz respeito à guarda de documentos a DATAVIX também oferece a seus clientes serviços diferenciados.
Para aqueles que precisam aderir à Lei Sarbanes-Oxley, utilizar a contabilidade internacional, ou que têm necessidade freqüente de consulta, o serviço recomendado inclui a identificação documento a documento do conteúdo de todas as caixas. Feito o planilhamento desses documentos os mesmos poderão ser consultados pelo cliente via eletrônica, bastando para isso entrar no software tornado disponível e digitar pelo menos um dos índices previamente acordados. O documento físico será localizado, digitalizado e sua imagem tornada disponível a quem fez a consulta (obedecidos todos os procedimentos de segurança definidos anteriormente). Caso seja necessário o documento físico será entregue ao cliente.
Para os clientes que precisam tão somente liberar espaço físico em suas instalações, guardar seus documentos em um ambiente seguro e tem baixa freqüência de consulta, o serviço recomendado não inclui a identificação do conteúdo das caixas. Nestes casos o cliente é atendido por meio do envio das caixas que solicitar.
As mesmas alternativas, com as variações pertinentes se aplicam a documentos em outros suportes físicos, tais como microfilmes, microfichas e fitas por exemplo.
Para a guarda de grandes quantidades, a DATAVIX utiliza os serviços de renomada empresa brasileira, que conta com instalações apropriadas na região central do Rio de Janeiro, galpões situados a menos de 250 metros de estação do metrô, e ainda instalações na grande São Paulo totalizando mais de 10.000 m² de área.
Guarda de documentos
A DATAVIX oferece ainda a seus clientes a possibilidade de certificação digital dos documentos trasladados do suporte papel para suporte digital.
A capacidade instalada e operacional na empresa em janeiro de 2009, alcança mais de 150.000 páginas tamanho ofício e também 150.000 fotogramas a cada dia de trabalho.
A plataforma da DATAVIX foi projetada de acordo com a legislação de segurança e saúde ocupacional, e em obediência às normas relacionadas ao meio ambiente.
FLUXO DO SISTEMA
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Vídeo demonstrativo da velocidade e capacidade de digitalização de nossos scanners.
