A experiência obtida nos trabalhos executados, aliada a um programa permanente de recrutamento rigoroso de pessoal, desenvolvimento técnico e tecnológico para seus principais profissionais, e um contínuo programa de treinamento, possibilitam à DATAVIX desenvolver aplicativos, produtos, e prestar serviços em estrita observância aos requisitos do mercado brasileiro, sua legislação e também aos da Lei Sarbanes-Oxley (U.S.A.).

Formas de atuação

A DATAVIX busca sempre entender as especificidades de cada um de seus clientes de modo a definir a forma de atuação mais adequada em cada caso. Ao agir dessa forma a DATAVIX possibilita que cada cliente contrate uma única fase, algumas, ou todas as fases que constituem um trabalho de gestão documental.
As primeiras fases constituem-se em serviços consultoria e de levantamento e análise de informações.

Saiba mais sobre a nossa consultoria, acessando a página de Serviços
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Tecnologia

A equipe é constituída por gestores, analistas de sistemas, programadores, integradores de sistemas, engenheiros de produção, profissionais de organização e métodos.

A metodologia adotada pela DATAVIX preconiza:

 

O levantamento da infraestrutura existente, como por exemplo, instalações físicas, elétricas, rede de transmissão de dados, atendimento a contingências, e outros;

 

O levantamento da superestrutura existente, como por exemplo, máquinas servidoras, número de usuários existentes e seu crescimento, máquinas para usuários, plataformas utilizadas, sistemas e principais aplicativos instalados e operacionais, e outros;

 

O diagnóstico e a proposição de alterações necessárias nas estruturas existentes de modo a maximizar os investimentos já realizados e possibilitar a implantação de novos sistemas, incluindo análises de custo-benefício;

 

A definição dos perfis de usuários e administradores de sistemas de modo a conferir os níveis de acesso e de segurança adequados, conforme definidos junto ao gestor do empreendimento;

 

A implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EasyGed®) e BPM (Orquestra®), nas estações pertinentes;

 

O treinamento de administradores e usuários dos sistemas;

 

A execução de todos os testes pré-operacionais;

 

A condução de todo processo de alteração de procedimentos a partir da “data-zero” definida pelo gestor do empreendimento;

 

A condução e o acompanhamento do período de operação assistida;

 

A prestação de serviços de suporte e manutenção durante o período de garantia.

 

Saiba mais sobre o nosso “bureau” e a guarda de documentos, acessando a página de Serviços

 
A DATAVIX oferece ainda a seus clientes a possibilidade de certificação digital dos documentos trasladados do suporte papel para suporte digital.

Para aqueles que precisam aderir à Lei Sarbanes-Oxley, utilizar a contabilidade internacional, ou que têm necessidade freqüente de consulta, o serviço recomendado inclui a identificação documento a documento do conteúdo de todas as caixas. Feito o planilhamento desses documentos os mesmos poderão ser consultados pelo cliente via eletrônica, bastando para isso entrar no software tornado disponível e digitar pelo menos um dos índices previamente acordados. O documento físico será localizado, digitalizado e sua imagem tornada disponível a quem fez a consulta (obedecidos todos os procedimentos de segurança definidos anteriormente). Caso seja necessário o documento físico será entregue ao cliente.

Para os clientes que precisam tão somente liberar espaço físico em suas instalações, guardar seus documentos em um ambiente seguro e tem baixa freqüência de consulta, o serviço recomendado não inclui a identificação do conteúdo das caixas. Nestes casos o cliente é atendido por meio do envio das caixas que solicitar.

As mesmas alternativas, com as variações pertinentes se aplicam a documentos em outros suportes físicos, tais como microfilmes, microfichas e fitas por exemplo.