A Secretaria de Estado de Educação do Rio de Janeiro – SEE tem a responsabilidade da guarda, conservação e disponibilização dos documentos relativos aos alunos, professores e demais profissionais que estudaram e atuaram em escolas públicas e privadas extintas em todo o Estado do Rio de Janeiro.

Esta documentação é fundamental para as pessoas que necessitam comprovar o seu grau de escolaridade, através de certificado de conclusão de um determinado nível escolar ou de histórico escolar, ou ainda, a comprovação de tempo de serviço de professores e servidores em um determinado estabelecimento escolar, entre outros.

Este acervo é composto por mais de 4,5 milhões de documentos, sendo 80 milhões de páginas em papel e mais do que 15 milhões de páginas em microfilmes em 16 mm.

Toda requisição de documentação à SEE percorre os caminhos da busca, da análise, da preparação da certidão, do envio para o Diário Oficial para publicação e, finalmente, da emissão de uma certidão ou histórico para o interessado.

A primeira etapa do projeto entrou em operação em 2003. Esta etapa, constituída de 30 milhões de páginas em papel e mais do que 15 milhões de páginas em microfilmes, consistiu na implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Eletrônicos – EasyGED e compreendeu, para documentos em papel, a preparação, a digitalização, a indexação e a microfilmagem, e para os documentos em microfilme, a digitalização e a indexação. Em ambos os casos foram executados os controles da qualidade das imagens e das indexações. A implantação deste sistema teve a finalidade de reduzir drasticamente o tempo de busca da documentação, que em alguns casos atingia até quarenta e cinco dias, para questão de segundos.

O processo de microfilmagem foi realizado com a mais avançada tecnologia eletrônica existente que consiste em microfilmar os documentos a partir de suas imagens digitais. Este processo permite que o controle de qualidade das imagens seja feito antes da sensibilização do filme, eliminando, desta forma, qualquer possibilidade de existência de imagens de baixa qualidade. Adicionalmente é gerada uma base de dados com o número do rolo do microfilme e o fotograma correspondente à imagem digital procurada pelo usuário.

O sistema foi implantado em estações de consulta "on line" e contempla as informações sobre alunos, professores e demais profissionais da área, bem como toda a documentação legal para o funcionamento do estabelecimento de ensino, inclusive as plantas de engenharia disponíveis.

As consultas aos documentos podem também ser efetuadas, via rede, pelas 29 Coordenadorias espalhadas por todo o Estado.

A DATAVIX instalou servidores e dispositivos de armazenamento nas instalações do PRODERJ e mantém atualizada a base de dados e de imagens. Estações “off-line” encontram-se instaladas na Coordenadoria de Inspeção Escolar – COIE , para atuar como back-up, permitindo que o público seja atendido mesmo quando da ocorrência de algum problema com a consulta via intranet.
Os serviços foram executados até abril de 2008.

A Secretaria de Urbanismo da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, através do seu Departamento de Cadastro Técnico, é responsável pela guarda, organização e atualização de vários cadastros do espaço urbano, fundamentais para a caracterização da ocupação legalizada da Cidade do Rio de Janeiro.

Dentre estes, os arquivos de Projetos Aprovados de Alinhamento (PAAs) e dos Projetos Aprovados de Loteamento (PALs) ocupam especial posição, pois como indicadores dos vetores de crescimento da cidade, retratam parte da história fundiária do Município desde o início do século passado, num acervo composto por aproximadamente 65.000 projetos distintos.

Estes documentos são compostos por plantas onde estão figurados os alinhamentos projetos para os logradouros públicos e os parcelamentos aprovados desde 1901. As informações ali contidas são de fundamental importância para os diversos expedientes legais da Cidade, trazendo, em conseqüência, uma enorme e variada demanda por consultas e solicitação de cópias dos mesmos pelas Secretarias Municipal de Fazenda, de Obras e Habitação, entre outros. Além disso, há também um grande e permanente número de solicitações por parte do público externo, tais como proprietários, inquilinos, profissionais de diversas áreas, as quais somadas às dos setores de governo, alcança a elevada média de quase 4.000 atendimentos/mês.

Em decorrência deste quadro, o constante manuseio necessário às consultas destes originais – alguns dos quais com mais de cem anos – a precariedade das condições de seu armazenamento e os sempre escassos recursos financeiros e materiais destinados à sua conservação levaram ao comprometimento de sua integridade física.

Tal situação vinha se agravando nos últimos anos com muitos destes originais já em acentuado estado de deterioração, gerando dificuldades no atendimento às solicitações e, o mais grave, a perda irreversível de informações únicas referentes à história da cidade num acervo tecnologicamente obsoleto.

Para atendimento desta demanda com agilidade e eficiência, era fundamental recuperar e resguardar as condições de organização e acesso aos documentos através da implantação de soluções mais modernas e adequadas. A modernização do acervo envolveu a restauração de centenas de plantas de engenharia, a digitalização de todos os projetos e a formação de banco de dados em meio digital a partir de um sistema de indexação bastante complexo, porém eficaz, que possibilitou a recuperação dos documentos e acesso às informações “on line”, inclusive, via intranet/internet.

A ELETROBRÁS Termonuclear - ELETRONUCLEAR tem a responsabilidade pela geração da energia termonuclear em todo o território brasileiro. É a responsável pela operação das usinas instaladas no município de Angra dos Reis, local onde opera duas centrais termonucleares e constrói uma terceira unidade.

O trabalho desenvolvido pela DATAVIX consistiu na análise e modelagem de dados, na implantação, no suporte técnico e o treinamento para os sistemas ByteQuest/ByteQuery que englobam o cadastramento, a consulta, a visualização, a impressão e a editoração de documentos. Além disso, foram executados os controles da recepção e devolução, a preparação, a captura de imagens, a gravação em CD-ROM, a indexação e o controle da qualidade dos documentos digitalizados.

Este acervo é composto de aproximadamente 180 mil páginas de documentos em papel, com tamanhos variando do A4 ao A0 alongado (existem documentos de até 17 metros de comprimento).

O sistema está implantado em estações de consulta "on line" contempla as informações sobre relatórios e plantas de engenharia nas áreas civil, elétrica e mecânica.

Outro projeto desenvolvido para a Eletronuclear foi a criação da versão eletrônica em CD do Relatório Final de Análise de Segurança (FSAR, em inglês) para as usinas de Angra 1, Angra 2 e Angra 3 (para esta, ainda não existente, o Relatório é Preliminar).

O projeto envolve a transformação dos arquivos com o texto dos documentos para o formato PDF, a digitalização de cerca de 4.500 desenhos e a preparação de mais de 50.000 vínculos ("hyperlinks") que permitem o acesso direto às referências a seções, tabelas, figuras e bibliografia contidas nos relatórios.

Os principais benefícios do projeto são a facilidade de consulta aos relatórios (na versão em papel, os usuários normalmente usavam cinco ou seis pastas de uma vez) e a sua portabilidade (em papel, cada um dos relatórios ocupava uma estante completa).

A DATAVIX concebeu, implantou, instalou e operou as estações de digitalização e indexação de documentos e workflow para o ramo de seguros de automóveis das empresas Santa Cruz Seguros e Itatiaia Seguros em São Paulo, Rio de Janeiro, Porto Alegre e Belo Horizonte.

A solução implantada integra os softwares da ByteQuest com os aplicativos de emissão de apólice e controle de sinistro e salvados.

No final da década de 90, a sucursal do Rio de Janeiro digitalizava cerca de 90.000 páginas de documentos por mês, Porto Alegre cerca de 85.000, Belo Horizonte cerca de 70.000 e a Matriz em São Paulo 200.000.
Após a conclusão da instalação as empresas tiveram um aumento de cerca de 20% no volume de emissão diária de apólices, a redução de cerca de 40% no tempo do processamento da regulação dos seguros e o aumento de quase 80% do volume físico de processos tratados pela mesma equipe.